Was durch die Digitalisierungsoffensive der Zollverwaltung auf Ihren Warenverkehr in 2020 zukommt


Die Digitalisierung ist ein Meinungsspalter. Das ist auch in der Zollwelt nicht anders. Die Meinung der Bundesregierung bringt Peter Altmaier auf den Seite des BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) knapp so zum Ausdruck:


Die Digitalisierung ist auch für Mittelständler eine Pflichtaufgabe (…).Peter Altmaier, Bundesminister für Wirtschaft und Energie

Eine Pflichtaufgabe also. Ob nun Digitalisierungsympatisant oder Gegner, allen ist klar, der Wandel kommt nicht erst, nein, wir befinden uns schon lange mittendrin. Ich persönlich gehöre zu den Digitalisierungsbefürwortern. Gut kann ich mich noch an Zollzeiten erinnern, wo ganze Dachböden und Keller nach den richtigen Dokumenten durchsucht werden mussten. Ein enormer Aufwand für Unternehmen. Zumal insbesondere bei anstehenden Zollprüfungen immer Belege aus vergangenen Jahren geprüft werden. Für das Heraussuchen muss dann schnell mal eine ganze Arbeitskraft für mehrere Tage abgestellt werden. Wie schön es doch wäre, die richtigen Dokumente mit einem Klick vorlegen und die freiwerdenden Arbeitszeiten und Räumlichkeiten sinnvoller nutzen zu können. 


Die Hemmschwelle, einen Steuerbescheid einzuscannen und danach zu zerreißen, ist jedoch noch immer sehr groß. Viele Unternehmen fahren deshalb derzeit lieber zweigleisig, eingescannt ja, aber zur Sicherheit auch nochmal in Papier vorhanden. Dabei will der Zoll die allerwenigsten Dokumente noch im Original sehen. Steuerbescheide sind über die EORI Nummer schon lange digital abrufbar. Ich verstehe dennoch die Sorgen der Unternehmen. Die richtigen Schnittstellen einzurichten und Prozesse umzugestalten, ist erstmal leichter gesagt als getan. Leider ist die flächendeckende Breitbandverfügbarkeit hier für viele Unternehmen noch immer ein hemmender Faktor. Doch was wird sich schon ab 2020 für Ihr Unternehmen ändern ? 


Eine Verwaltung fast ohne Papier? – ZELOS kommt

Ein mürrischer Beamter, versteckt hinter endlosen Papierbergen an einem viel zu kleinen Schreibtisch – das ist wohl der klassische Stereotyp eines deutschen Zollbeamten in den meisten Köpfen. Streichen Sie die Papierberge (das mürrisch bitte gerne auch). Die Zollverwaltung hat sich auf die Fahne geschrieben, das Thema Digitalisierung nun ganz aktiv anzugehen. Der Auftrag hierfür kam durch den Digitalisierungspakt der Bundesregierung „Digitale Verwaltung 2020“ zustande. Die neue ATLAS Anwendung heißt ZELOS („zentraler Austausch von Unterlagen, Anfragen oder Stellungnahmen"). ZELOS soll künftig in der Zollabfertigung eingesetzt werden und weitestgehend die Papierflut eindämmen. Grundsätzlich eine hervorragende Idee, die mehr als überfällig ist. Von offizieller Seite heißt es, das neue Programm wird bis Ende März 2020 ausgerollt.


Die Vorteile sollen auf der Hand liegen. Unterlagen können bereits vor der Abfertigung proaktiv übermittelt werden und damit Abfertigungszeiten verkürzen. Ich persönlich bin da skeptisch. Vielmehr wird es zunächst zu noch häufigeren Dokumentenprüfungen kommen. Aus meiner aktiven Abfertigungszeit ließen sich nur relativ wenige Rückfragen direkt per vorgelegtem Dokument klären. Üblich sind weitere Rückfragen beim Spediteur oder beim Unternehmen direkt. Sollte die Zollverwaltung die neue Prüfungsmöglichkeit also eher für erhöhte Dokumentenprüfungen nutzen, kann von einer Effizienzsteigerung (zumindest auf Seiten der Unternehmen) wohl zunächst eher nicht die Rede sein.


Erhöhter Datenaufwand und the "German Angst"

Unsere europäischen Nachbarn kennen die andauernden Bedenken der deutsche Seele. The "German Angst" ist neben the "German face" (grimmiger Blick) ein bekannter internationaler Begriff. Gemeint ist hier die grundlegende Skepsis der Deutschen gegenüber Neuerungen.  So ist es nicht verwunderlich, dass sich auch heute noch viele Unternehmen vor der Digitalisierung im Zoll- und Außenhandel sträuben. Oft ist die Angst vor Cyberattacken und gläsernen Unternehmen größer als der Mut, Neues zu wagen. So sind viele Unternehmen überrascht, dass die Prüfungsdienste der Zollverwaltung seit Jahren mit moderner Auswertesoftware arbeiten und in Windeseile gleiche Fehler bis zu drei Jahre rückwirkend feststellen können. 


Bedeutung von internen Kontrollsystemen wächst

Im Regierungsprogramm der Bundesregierung  "Digitale Verwaltung 2020" heißt es zur Digitalisierung so wörtlich:

Das hilft der Verwaltung, die angesichts des demografischen Wandels, eines kontinuierlichen Ressourcenabbaus und zunehmend komplexerer Aufgaben eine weitere Arbeitsverdichtung unter anderem durch intelligente Digitalisierung verhindern muss. Bundesministerium des Inneren, Die Bundesregierung: Digitale Verwaltung 2020, Regierungsprogramm 18. Legislaturperiode, Seite 8, September 2014

Damit ist klar: Die Bedeutung von Eigenkontrollen im Unternehmen wächst. Wer glaubt, dass es durch Dokumentenprüfungen oder Beschauen am Zollamt grundsätzlich keine weiteren Beanstandungen zur Sendung geben kann, irrt sich.  Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse lassen sich langfristig erhebliche Ressourcen einsparen und Vorgänge medienbruchfrei darstellen. So können interne Kontrollen gegenüber den Behörden auch besser dokumentiert werden. 


Meiner Einschätzung nach wird innerhalb kurzer Zeit kein Weg an der Digitalisierung der Unterlagen vorbeiführen. Nur so wird in Zukunft eine optimale und effiziente Kommunikation zwischen der Zollverwaltung und den Unternehmen möglich sein. Dadurch werden auch Arbeitskräfte eingespart, die im Unternehmen an anderer Stelle sicherlich gewinnbringender eingesetzt werden können.


In Ihrem Monitoring Report "Wirtschaft Digital 2018"  misst das BMWi, wie weit die Digitalisierung in den deutschen Unternehmen bereits vorangeschritten ist. Demnach hadert derzeit noch jedes vierte Unternehmen mit der Digitalisierung. 



Dieser Artikel wurden zuerst veröffentlicht auf www.xing.de am 17.01.2020 veröffentlicht, wo Francine Dammholz als frisch berufene Branchenexpertin regelmäßig zu zollrechtlichen Themen Artikel veröffentlicht. Ihr Profil: https://www.xing.com/profile/Francine_Dammholz/portfolio

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